Algemene voorwaarden
People First. Performance Always.
1. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten waarbij EVT People & Payroll Solutions (hierna: EVT) diensten verricht aan een zakelijke opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Afwijkingen gelden alleen wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen. Inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij EVT deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
2. Offertes en totstandkoming
Offertes zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk anders is vermeld. Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding, ondertekening van een opdrachtovereenkomst, of doordat EVT op verzoek van de opdrachtgever met de werkzaamheden aanvangt.
De offerte of opdrachtovereenkomst bepaalt de scope, tarieven, planning en eventuele bijzondere commerciële afspraken.
3. Uitvoering en medewerking opdrachtgever
EVT voert de opdracht zorgvuldig en professioneel uit op basis van de overeengekomen scope. Tenzij uitdrukkelijk een concreet resultaat is gegarandeerd, betreft de verplichting van EVT een inspanningsverplichting.
De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, besluiten, toegang, autorisaties en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn. EVT mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van door of namens de opdrachtgever verstrekte informatie.
Vertraging, extra werkzaamheden of correcties die voortvloeien uit te late, onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever kunnen als meerwerk worden berekend.
4. Payroll- en HR-dienstverlening
Voor Managed Payroll en Outsourced Payroll kunnen aanvullende operationele afspraken worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA), Payrollkalender, Verantwoordelijkheidsmatrix en Trusted Source List. Bij strijdigheid prevaleren de specifiekere schriftelijke afspraken voor het onderwerp waarop zij betrekking hebben.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor werkgeversbeslissingen en voor de juistheid van brongegevens, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
5. Tarieven, facturering en betaling
Tarieven zijn exclusief btw en andere wettelijk verschuldigde heffingen, tenzij anders vermeld. Voor langere interim-, consultancy- en implementatieopdrachten factureert EVT in beginsel maandelijks achteraf op basis van daadwerkelijk gewerkte en, waar van toepassing, geaccordeerde uren. Voor projecten of andere diensten kunnen voorschotten, vaste prijzen of mijlpalen worden overeengekomen.
De standaardbetalingstermijn is 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting voor het niet-betwiste deel niet op.
Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever, na het intreden van verzuim, de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. EVT kan na schriftelijke waarschuwing de dienstverlening opschorten wanneer opeisbare facturen onbetaald blijven, voor zover dit redelijk en verantwoord is.
6. Meerwerk en wijzigingen
Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope gelden als meerwerk. EVT informeert de opdrachtgever waar redelijkerwijs mogelijk vooraf over gevolgen voor planning en kosten. Voor structurele wijzigingen kunnen partijen de scope en commerciële afspraken opnieuw vastleggen.
7. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor het doel van de overeenkomst. Deze verplichting blijft na beëindiging bestaan zolang de informatie redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.
Verstrekking is toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, aan ingeschakelde professionele dienstverleners onder passende vertrouwelijkheid, of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.
8. Persoonsgegevens
Partijen voldoen ieder aan de op hen toepasselijke privacywetgeving. Wanneer EVT persoonsgegevens verwerkt namens de opdrachtgever, sluiten partijen waar vereist een verwerkersovereenkomst. De verwerkersovereenkomst gaat voor op deze algemene voorwaarden voor zover zij specifiek de verwerking van persoonsgegevens regelt.
9. Intellectuele eigendom
Bestaande methoden, modellen, formats, templates, werkwijzen, documentatie en knowhow van EVT blijven eigendom van EVT, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Na volledige betaling krijgt de opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht op specifiek voor hem opgeleverde documenten voor intern gebruik.
Algemene kennis, ervaring en niet-klantspecifieke werkwijzen die EVT tijdens een opdracht ontwikkelt of toepast, mogen door EVT ook voor andere opdrachten worden gebruikt, mits geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever wordt prijsgegeven.
10. Inschakeling van derden
EVT mag, wanneer dit voor een goede uitvoering redelijkerwijs nodig is, derden of leveranciers inschakelen. Indien de keuze voor een specifieke derde door de opdrachtgever wordt voorgeschreven, komen de daarmee samenhangende risico's voor rekening van de opdrachtgever voor zover EVT daarop geen invloed heeft.
11. Aansprakelijkheid
EVT is aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van EVT. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en bedrijfsstagnatie, is uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.
De totale aansprakelijkheid van EVT is per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de toepasselijke beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de voorafgaande zes maanden aan EVT is betaald, met een maximum van EUR 25.000.
Deze beperkingen gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van EVT zelf en voor zover een beperking wettelijk niet is toegestaan.
12. Overmacht
Een partij is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden die buiten haar redelijke invloed liggen. Hieronder kunnen onder meer storingen bij essentiële externe systemen of infrastructuur, uitval van leveranciers, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden vallen.
De getroffen partij informeert de andere partij zo spoedig mogelijk en probeert de gevolgen redelijkerwijs te beperken. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen en kan de opdracht daardoor wezenlijk niet worden uitgevoerd, dan mogen partijen het getroffen deel van de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.
13. Duur, opzegging en beëindiging
De duur en eventuele opzegtermijn worden in de offerte of opdrachtovereenkomst vastgelegd. Indien geen opzegtermijn is overeengekomen voor een overeenkomst voor onbepaalde tijd, geldt een opzegtermijn van één kalendermaand.
Een partij mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij wezenlijk tekortschiet en, voor zover herstel mogelijk is, na een redelijke schriftelijke hersteltermijn niet herstelt, of bij faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de onderneming.
Reeds verrichte werkzaamheden en aangegane verplichtingen blijven verschuldigd. Eventuele offboarding, conversie, overdracht of aanvullende werkzaamheden buiten de reguliere scope kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
14. Opschorting
EVT mag werkzaamheden opschorten wanneer de opdrachtgever wezenlijk tekortschiet in zijn verplichtingen, waaronder het niet tijdig verstrekken van noodzakelijke informatie, toegang, autorisaties of betaling. EVT houdt daarbij, zeker bij payrollwerkzaamheden, rekening met de redelijke belangen en mogelijke gevolgen voor de opdrachtgever en informeert deze waar mogelijk vooraf.
15. Klachten
Klachten over de uitvoering worden zo spoedig mogelijk en voldoende concreet schriftelijk gemeld, zodat EVT de gelegenheid krijgt de klacht te onderzoeken en waar passend te herstellen. Een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van betaling van niet-betwiste bedragen.
16. Overdracht van rechten
De opdrachtgever mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van EVT aan een derde overdragen, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
17. Toepasselijk recht en geschillen
Op de rechtsverhouding tussen EVT en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Indien dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
18. Rangorde en wijzigingen
Bij tegenstrijdigheid geldt, tenzij schriftelijk anders is bepaald, de volgende rangorde: (1) de specifiek ondertekende opdrachtovereenkomst of offerte, (2) specifieke bijlagen of SLA voor het betreffende onderwerp, (3) de verwerkersovereenkomst voor privacyonderwerpen, en (4) deze algemene voorwaarden.
EVT kan deze voorwaarden voor toekomstige opdrachten wijzigen. Voor een lopende overeenkomst geldt een wijziging alleen nadat deze schriftelijk is overeengekomen of op een andere rechtsgeldige wijze van toepassing is geworden.